¿Cómo destruir documentos cumpliendo con la legislación vigente?

Publicado por o día 17/12/2018 na sección de Empresas

¿Cómo destruir documentos cumpliendo con la legislación vigente?

El hecho de no saber cómo seguir un buen plan de Destrucción de Documentos Confidencial podría ser caótico para la empresa, incluso hasta llegando a derivar en fuertes multas. Según los datos que se tienen a cierre de 2017, de 1 de cada 4 incidentes que atentan contra la seguridad de la empresa, un 19% fueron producidos debido a una confusión tras haber enviado información a un usuario equivocado. El 14% se produjeron por un robo, un 4% por haber abandonado la documentación en un lugar inadecuado. Además, el 3% se refiere a no haber eliminado estos documentos de la manera adecuada.

Según establece la normativa de la RGPD, en estos últimos años se ha elevado en torno a un 20% la pérdida y robo de información.

Cualquier empresa que tenga que trabajar con datos, tendrá que seguir un buen plan de almacenaje y una vez llegado el caso, de la destrucción de los mismos. Si no se procede con la destrucción adecuada de documentos, podría llegar a derivar en importantes multas.

¿Qué dice la RGPD sobre este tema?

La RGPD establece que la empresa solo podrá proteger la confidencialidad de sus clientes si destruye los documentos cuando haya pasado el tiempo estipulado. La idea de esto será evitar que los pueda leer cualquier individuo: esto afectaría a la integridad del cliente, paciente, proveedor, empleado, además de hacer que la reputación de la marca bajase de manera considerable.

Un error muy importante consiste en pensar que tan solo hay que utilizar una clásica trituradora; que tan solo hay que introducir los documentos en la misma y olvidarse de todo. La verdad es la siguiente: dependiendo del tipo de documento que se quiera triturar (si incluye información más o menos comprometida), bastará con un triturado básico, o bien habrá que triturar a un mayor ritmo, hasta que conseguimos generar confeti.

Es habitual que la empresa no tenga claro cómo tiene que tratar los documentos, por lo menos al principio, por lo que debería de contar con el asesoramiento adecuado para evitar cualquier tipo de amonestación por parte de la Administración. Existen empresas que nos ayudan a garantizar un correcto tratamiento de los datos personales: ellas se encargan de todo, para evitar que pueda acabar en manos de terceros. Si la información se tritura de la forma adecuada, no habrá ninguna manera de poder acceder a la misma.

Imagina lo importante que puede ser esto para, por ejemplo, un paciente. Este acude a la consulta de una clínica privada y se le diagnostica un problema muy importante. Al final lo consigue solucionar y este queda registrado en la información de la empresa. Lo último que quiere este paciente es que todo el mundo se pueda enterar del calvario que ha vivido. Por ello, una vez que haya pasado el tiempo que se establece, esta documentación tendrá que ser destruida de la forma adecuada, evitando así muchos problemas de importancia.

La destrucción de documentos es un tema mucho más amplio de lo que parece.