Ten en cuenta que lo mejor es optar por una de las empresas de gestion de residuos que cuenten con todas las regulaciones y procesos al día. Ten en cuenta que, una mala destrucción de los documentos confidenciales puede llegar a generar sanciones de hasta 600.000 euros, en especial por no proteger la identidad de tus clientes potenciales.
¿Por qué contratar a una empresa especializada?
Para la destrucción de documentos que contengan datos confidenciales lo mejor es optar por los servicios de una empresa que esté completamente especializada. Esto debido a que así podrás asegurarte de que se cumplirán todos los protocolos y las normativas al respecto para evitar sanciones.
Además, debes tener en cuenta que la acumulación de papel en una empresa puede generar graves problemas. El desorden puede hacer que tu empresa sea mucho menos productiva. En especial si almacenas muchos documentos que ya no tienen ninguna relevancia para la empresa.
Por este motivo, debes asegurarte de desaparecer estos documentos, pero siempre teniendo en cuenta que se debe garantizar la protección de los datos tanto propios como ajenos. Así, podrás mantener el orden en tu empresa, y evitarás estar incumpliendo las normativas vigentes en materia de protección de datos personales.
¿Cómo escoger correctamente a una empresa de destrucción de documentos?
No debes escoger cualquier empresa de destrucción de documentos, en especial porque podrías tener problemas a largo plazo. Siempre debes optar por una empresa que sea completamente especializada, y que te permita garantizar la máxima seguridad durante todo el proceso.
Debe contar con un sistema de destrucción oficial certificada, lo que permitirá que puedas confiar plenamente en que los datos estarán a salvo. También se puede cuidar el medio ambiente mediante la gestión de residuos adecuada, y así conseguirás cumplir también con las normativas ambientales.
También será importante que se establezca un contrato para la contratación de la empresa, y que se entregue un certificado de destrucción una vez finalizado el proceso. El proceso de transporte también será algo importante, en especial porque este debe ser seguro para evitar la pérdida de documentos con datos sensibles, y que así se pueda cuidar la confidencialidad y seguridad en todo momento.
¿Qué tipos de servicios puedes encontrar?
Existen diferentes tipos de servicios que puedes encontrar para la destrucción confidencial de documentos. Dentro de ellos están los siguientes:
- Periódica: este es un servicio para empresas que necesitan deshacerse de grandes cantidades de documentos de forma periódica.
- Puntual: cuando únicamente se necesita deshacerse de un material confidencial en concreto para eliminar la documentación sensible.
- Equipos informáticos: esto permite eliminar los equipos de cómputo obsoletos de una forma completamente segura y cumpliendo con todas las legislaciones vigentes.
- Vaciado de oficinas: esto incluye deshacerse de todos los elementos de una oficina, o moverlos a otras oficinas dependiendo de tus necesidades.
Ten en cuenta que, algunas empresas también te ofrecerán un servicio integral de gestión de residuos. De esta forma, se podrán controlar no solo los documentos confidenciales, sino los residuos ordinarios que se vayan generando en el día a día.
Contratar a una empresa que te permita eliminar por completo los documentos que tengan datos importantes será algo crucial para conseguir el éxito en el proceso. Por este motivo, podrás asegurarte de que la empresa cumpla por completo con la normativa de protección de datos y así se evitará cualquier tipo de sanciones que puedan surgir.