¿Sabías que muchos empresarios no saben cómo tratar la seguridad de los datos en papel, y que esto puede derivar en fuertes multas para la empresa? De hecho, según los estudios que se han hecho en el año 2017, del 40% de los incidentes en materia de seguridad, un 19% se produjeron por enviar información a un destinatario equivocado, un 14% por la pérdida o robo de documentos, un 4% por ser abandonados en una ubicación insegura y un 3% por no haber sido eliminados de forma correcta.
El RGPD (Nuevo Reglamento Europeo sobre la protección de datos) alertan de que se ha elevado hasta en un 20% la pérdida y el robo de documentos.
Una entidad que quiera proteger sus documentos impresos tendrá que destruirlos tarde o temprano; de lo contrario pueden ser leídos por cualquier persona. Si son datos confidenciales, esto puede suponer una fuerte multa económica para la empresa.
¿Por qué es tan importante la destrucción de documentos? Vamos a analizarlo a continuación.
¿Por qué se deben destruir los documentos y cuando se tiene que hacer?
La RGPD dispone que si no aseguramos los documentos impresos, pueden llegar a imputarnos un delito de la violación de datos. Precisamente, uno de los componentes clave para asegurar los datos es la destrucción segura de los mismos. Documentos confidenciales pueden ser leídos por cualquier persona, y esto podría afectar a la reputación de la marca, además de proteger a nuestros clientes, proveedores o empleados en relación con la propiedad intelectual.
Según el nuevo reglamento de la RGPD, que entrará en vigor el próximo mes de mayo, la destrucción de documentos será todavía más importante en la empresa. Y es que no será suficiente con utilizar una trituradora convencional. Cada entidad tendrá que identificar con exactitud el tipo de documento con el que está trabajando. Dependiendo de lo comprometidos que puedan ser los datos, bastará con un sencillo triturado, o bien habrá que ir triturando más y más hasta que el papel quede convertido en confeti.
La empresa no siempre sabe cómo proceder. Ante el temor de tener que afrontar una posible multa, suele buscar información en ciertas páginas de dudosa calidad, y esto no siempre acaba bien.
Por fortuna, hay algunas alternativas, cómo puede ser confiar en DCD (entidad especialista en la destrucción confidencial en Galicia). Este tipo de entidad nos garantiza que todos nuestros datos personales serán tratados de la forma en la que cabría esperar, cumpliendo con los requisitos que establece el RGPD. Para lograrlo, estas empresas cuentan con maquinarias modernas completamente seguras. Tratarán los documentos de manera que la información aparecida en ellos no acabe en manos de terceros. Una vez que la información haya sido triturada, no habrá forma humana de poder recuperarla.
Si tienes una empresa y todavía no te has tomado en serio todo lo relacionado con la destrucción confidencial de documentos, es momento de que te sientes y analices si estás cumpliendo con lo que impone el RGPD.
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