La solución más efectiva para las facturas de proveedor será indispensable un sistema que permita el acceso sin tener que dirigirse a otras áreas de la empresa. Esta es una solución que se basa en la transformación digital, la automatización y todos los procedimientos.
¿Qué debe tener un portal de proveedor?
Al escoger el programa de easyap, se pueden tener muchos beneficios y puntos a favor, como son los siguientes:
- Circuito completo: se tendrá la posibilidad de información al proveedor en todas las fases del proceso. De esta forma se externaliza y se eliminan las cargas innecesarias en las áreas de sistemas y cuentas por pagar.
- Automatización de los procesos: se pueden automatizar los procesos más frecuentes, y se pueden mantener los datos de contacto en maestro de proveedores. Además, se pueden descargar las tareas de usuario en el proveedor, así como tener una visión unificada de todos los documentos sin importar la fuente.
- Multi-vía: es importante que el sistema de información al proveedor sea complementado con un sistema de gestión de incidentes. De esta forma, se puede tener una comunicación bidireccional, y que permite agilizar todos los procesos de cualquier empresa.
El panorama actual
Una parte fundamental de los circuitos de tramitación de facturas tiene que ver con la atención al proveedor. Los proveedores envían sus facturas y tienen la inquietud por saber si se han recibido, el estado, cuándo serán pagadas y las posibles incidencias con las mismas.
Teniendo un portal del proveedor, se habrá terminado por completo cualquier trámite por vía telefónica. Por este motivo, al implementar un portal del proveedor se pueden reducir los costes de la tramitación de la factura, y el desempeño de la tarea será mucho más efectiva.
Gracias a un portal del proveedor se facilitará información de todos los documentos, no únicamente facturas que de alguna manera se gestionan con el proveedor.
Beneficios que aporta un portal del proveedor
Son muchos los beneficios que se pueden tener al hablar del portal del proveedor, dentro de los que nos encontramos con los siguientes:
- Se pueden ahorrar recursos, y dedicarlos a otras tareas de valor.
- Las llamadas telefónicas por consultas de los pagos de las facturas se verán reducidas significativamente.
- Se puede tener un proceso de atención a los proveedores documentado.
- Los recursos de cuentas por para no se verán desgastados en atención telefónica.
- Se tendrá disponibilidad y accesibilidad a mucha información.
- Conseguirás una satisfacción completa del proveedor, al poder acceder a la información de forma ágil.
- Permite proveer al cliente interno de información valiosa de manera no costosa.
- Es muy fácil la definición de los requisitos de implementación a muy corto plazo de la puesta en marcha.
- Se puede tener una participación de IT.
- Conseguirás una visibilidad global de las posiciones con proveedor independiente de los múltiples sistemas.
Son muchos los beneficios que tiene utilizar un portal del proveedor, en especial porque de esta forma los recursos de la empresa estarán mejor gestionados. Se debe tener en cuenta que esto permitirá que el proveedor esté satisfecho y que tus recursos estén liberados para incrementar la productividad.
Por este motivo, en cualquier empresa un portal del proveedor será algo fundamental para que se puedan atender los clientes de una forma efectiva. Por este motivo la aplicación de easyap es de las más recomendables que podrás encontrar en este sentido.