Organizar un festival es una tarea en la que hay que perfilar muchos detalles, y no siempre es fácil conseguir controlarlo todo.

El trabajo que hacen los organizaciones es impresionante. Nosotros sólo vemos la parte sencilla y divertida, cuando hay todo un proceso detrás en el que cada pieza es importante.

Sin más dilación, vamos a analizar las principales tareas a organizar en un festival:

¿Cómo organizar un festival?

Público

Lo primero que se tiene en cuenta es el público objetivo; habrá que identificar a las personas a las que se dirige el evento.

Por lo general, se dirige a tres tipos de usuarios:
·Fans o personas que van a asistir al mismo.

• Marca/anunciantes que son los patrocinadores del festival; en otras palabras, los que ponen la pasta.
• Administraciones, cómo puede ser el ayuntamiento de la ciudad en la que se hace el festival.

Actividades

Una vez que se tenga claro a quién se dirige el festival habrá que pensar en lo que se va a ofrecer. Tenemos bastante claro que lo que más interesa es ofrecer buena música en directo, pero a un precio razonable.

Los anunciantes, por su parte, buscan extender la difusión de su marca, y las administraciones encuentran en los festivales una buena manera para incrementar su nivel de ingresos indirectos (es decir, beneficios que llegan por parte del turismo, por el sector de la restauración, etc.)

Distribución

¿Cómo se va a informar a los asistentes de la existencia de tal evento? ¿De qué manera se les va a hacer llegar las entradas? Además de las clásicas formas físicas de toda la vida, no nos olvidemos de todo lo que nos ofrece el mundo online.

Se puede establecer un sistema de software que permita la venta de entradas. En esta plataforma se puede añadir también publicidad de los patrocinadores para rentabilizar mejor el evento.

Rentabilización

También se tendrá que tener muy claro de qué manera se va a rentabilizar el evento, siendo algo que no se puede dejar al azar. Estas son las maneras más habituales de hacerlo.

• Venta de entradas.
• Patrocinios (es decir, el pago que hacen los anunciantes porque su marca aparezca en el evento).
• Subvenciones: Las subvenciones públicas también son una buena fuente de financiación.
• Merchandising: Artículos promocionales del evento o de los grupos que van a tocar, cómo pueden ser camisetas, tazas, chapas, etc.

Otros detalles

Habrá que controlar otros detalles relacionados con la seguridad, cómo el aforo máximo, si se va a vender comida y bebida en el interior del recinto, y los servicios que se van a instalar. En este sentido, habrá que evaluar si se pueden utilizar los servicios propios del lugar (si se organiza en un anfiteatro o similares), o bien si nos decantamos por un wc portátil (siendo una buena opción para lugares en los que no hay servicios).

Y estos son tan sólo algunos de los detalles que se deben de considerar, pero no los únicos.

Cómo ya hemos comentado, organizar un festival es un trabajo titánico en dónde cualquier detalle marca la diferencia.