Las empresas viven un momento muy complejo en la actualidad, pues la competitividad interna entre ellas les obliga constantemente a innovar en procesos y en su organización con el fin de seguir resultando atractivas para los clientes.

De este modo vemos que la tecnología juega un papel fundamental hasta el punto de ser un factor limitante, solo aquellas empresas que están al día tecnológicamente pueden pervivir en este duro ecosistema empresarial actual.

España, o mejor dicho, el universo empresarial español, ha logrado situarse a la cabeza a nivel continental en la instalación de soluciones ERP. En los últimos años, muchas empresas españolas y europeas han comprendido esto que comentamos, que las soluciones tecnológicas y la transformación digital es clave para una gestión diaria óptima de los procesos de negocio.

Según datos recogidos por la Comisión Europea, por la agencia Eurostat, el 46% de las empresas españolas afirman contar con soluciones ERP para la gestión empresarial, frente al 33% de la media europea.

Un segundo dato relevante es el importante crecimiento en el uso de estas soluciones en los últimos 10 años. Los datos aportados por Eurostat correspondientes a 2007 muestran que en ese año, solo el 12,5% de las empresas españolas contaban con algún software ERP. 10 años más tarde, este dato se ha multiplicado casi por cuatro.

¿Qué son los ERP y cómo funcionan? Las principales ventajas para las empresas

Lo primero que debemos saber sobre estos sistemas es el significado de ERP. ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, que en español se traduce como planificación de recursos empresariales. Las empresas que instalan software ERP en sus organizaciones lo hacen para integrar todos los procesos en los diferentes departamentos y con ese objetivo, optimizar sus recursos.

Los ERP son sistemas informáticos conformados por un conjunto de herramientas y aplicaciones avanzadas para recopilar, integrar y procesar toda la información de todas las funciones de negocio de una empresa. Estas soluciones avanzadas no solo ayudan a cotejar la información con mayor rapidez, sino que además simplifican el proceso de creación de informes.

Una ventaja interesante del uso de estos sistemas es que potencia la seguridad informática, pues las soluciones ERP proporcionan restricciones de varios niveles para todos los datos de la organización, y solo puede acudir a ella usuarios permitidos y no todos los empleados.

Un segundo aspecto positivo es que los datos están mejor almacenados y procesados. Tradicionalmente, las empresas tenían sus datos repartidos por varios sistemas desligados y con poca comunicación entre ellos. Cada departamento era responsable de su propia información y no existían vinculación ágil. La consecuencia era que cada departamento podía estar utilizando soluciones de software exclusivas para sus operaciones.

Los ERP acaban con todo este posible caos. Con una tecnología única ya es posible procesar toda la información y, lo que es más importante, se pueden tomar decisiones de importante calado a partir del análisis de datos de departamentos muy dispares entre sí.

En definitiva, lo que subyace a todo esto es que los ERP son sistemas más eficaces. Integrar todos los departamentos en una única solución informática permite que el proceso de recolección de datos financieros, inventariado, pedidos, compras… pueda ser totalmente automatizado y sin problemas.

En el apartado del servicio al cliente, instalar soluciones ERP es también una buena medida para que el trato sea más cercano. Las empresas consiguen con estos sistemas un acceso a los datos más rápido y preciso. Si la información sobre las preferencias del cliente y su compromiso se recopilan y se documentan, el personal de ventas sabe en todo momento cómo comportarse de cara al cliente, logrando una mejor interacción y construyendo mejores relaciones.

Un último aspecto interesante del uso de estos sistemas es el referido al reporting. Con una buena solución ERP, los informes que se pueden elaborar son mucho más completos y sofisticados. Así, el conocimiento preciso de la situación de la empresa es mucho más alto.

Hasta hace unos años, los ERP solo permitían gestionar el área financiera, pero la continua evolución de la tecnología ha conseguido que en la actualidad estas soluciones se muestren fiables en áreas como la gestión logística, los equipos humanos y materiales, el trato con los clientes y las flotas de transporte, entre otros.

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